Приказ - это один из видов распорядительных документов.
Приказы касающиеся основной деятельности освещают следующие вопросы: - образование, реорганизация и ликвидация, а также переименования или изменения в деятельности хозяйства;
- утверждение или внесения изменений в устав, штатное расписание, должностные инструкции и т.д.;
Предоставление должностным и служебным лицам хозяйства определенных прав и полномочий;
- отмена указаний предыдущих приказов касающиеся основной деятельности хозяйства в связи с истечением срока их действия, увольнением или переводом на другую должность ответственных работников и тому подобное.
Приказы касающиеся административно-хозяйственным вопросам оформляют в том случае, когда вопрос требует правового урегулирования. Обычно это вопросы, пов "связанные с:
- организацией и проведением определенных мероприятий в фермерском хозяйстве (например, о проведении годовой инвентаризации)
- финансированием некоторых мер (например, О распределении средств);
- обеспечением работников хозяйства техническими ресурсами и инвентарем (например, Об обеспечении работников хозяйства спецодеждой)
- назначением ответственных лиц (например, О назначении ответственных за технику безопасности);
- введением незначительных изменений в работе отдельных подразделений или работников (например, О назначении очередных в праздничные дни).
Приказы, касающиеся личного состава освещают следующие вопросы:
- принятие работников на работу или назначения их на определенную должность;
- перевод работника на другую должность (работу);
- освобождение работника;
- совместительство;
- изменение биографических данных работника (фамилии и имени и т.п.);
- поощрение работника (награждение, премирование)
- наложение дисциплинарного взыскания на работника;
- предоставление материальной (благотворительной) помощи;
- предоставление отпусков;
- командировки работника.
Действие приказа распространяется на неопределенный период, если иные сроки не предусмотрены же приказом.
Приказы, которые еще не потеряли свою силу, не дублированные ежегодно. При необходимости к ним можно вносить определенные изменения.
Приказ вступает в силу в момент его подписания, если другие сроки не указано в его тексте.
Обычно в небольших хозяйствах приказы оформляют в упрощенной форме. И они обязательно должны содержать реквизиты типовых форм.
Приказы обязательно оформляют на бумаге формата А4 (210 х 297 мм). Складаюты приказы на бумаге произвольного формата не допускается.
К обязательным реквизитам приказа относятся:
- изображение Государственного герба Украины;
- название хозяйства;
- название вида документа (ПРИКАЗ)
- дата приказа;
- регистрационный номер приказа;
- место составления приказа;
- заголовок приказа;
- текст приказа;
- подпись руководителя;
- визы
- отметка об ознакомлении с приказом и подписи соответствующих лиц.
После подписания руководителем приказ (распоряжение) регистрируется ответственным работником в книге приказов.
Мы бы рекомендовали Вам ввести буквенные обозначения для неодинаковых по содержанию приказов. Например, с порядковым номером приказа о движении персонала (прием, перевод или увольнение работника) добавлять букву «П» (№ 10-П); в приказах об отпусках - букву «В» (№ 10-В); о поощрении - букву «С» (№ 10-З).
Дата издания приказа оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер приказа состоит из знака № и порядкового номера приказа, например 18.12.2014 № 48, или 18 декабря 2014 № 48. Нумеруют приказы в течение календарного года.
Заголовок приказа должен преподавать его основное содержание. Начинается заголовок обычно с предлога «о» за которым следует отглагольное существительное ( «О создании ...», «Об утверждении ...», «О внесении изменений ...») или существительное, указывает на предмет ( «Об итогах ...», «О мерах ... »). Точку в конце заголовка не ставят.
Сам текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей - констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части приказа указываются цели и задачи по действиям и причины издания приказа. В ней могут быть приведены факты или указанные события, представлено оценки. Обычно констатирующая часть приказа начинается такими словами: «С целью ...», «На основании ...», «По ...», «В соответствии с ...» и т. В том случае если содержание приказа не нуждается в разъяснении, констатирующую часть можно исключить, а текст приказа будет состоять только из распорядительной части.
Распорядительная часть приказа должна быть изложена в приказной форме от первого лица единственного числа и должна начинаться словом Ю (печатают большими буквами, с новой строки и без отступления от границы левого берега). Далее проставляется двоеточие и с новой строки с абзаца указывается текст распорядительной части приказа.
К цие части документа выдвигают ряд определенных требований, в частности:
- содержание должно быть конкретным и понятным, то есть таким, который не перечеркивает содержание ранее принятых распорядительных документов;
- не допускается употребление выражений, которые могут иметь двойное толкование.
Во время изложения распорядительной части приказа необходимо избегать неконкретных поручений, например: «ускорить», «повлиять», «улучшить», «обратить внимание» и другие. Ведь выполнение таких поручений невозможно проверить.
Распорядительную часть приказа можно делить на пункты (1, 2, 3 ...) и подпункты (1.1, 1.2, 1.3 ...), которые нумеруются арабскими цифрами и оформляются с абзаца. В каждом пункте должны быть указаны исполнители, фамилии и должность которых указываются в дательном падеже, излагаются конкретные задачи и сроки их выполнения.
Именно задача формулируют с помощью глаголов неопределенной формы - «подготовить», «организовать», «обеспечить», «разработать» и другие.
Далее приведен пример оформления распорядительной части приказа:
Ю: 1.Головному бухгалтеру фермерского хозяйства «Заря» Калиниченко А.Н. провести инвентаризацию основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, принадлежащих хозяйству в срок до 15 ноября 2014 года.
Сроки выполнения задания можно печатать в отдельной строке и оформлять их как дату завершения исполнения. В приказе нужно определять реальные сроки выполнения задания (поручения), которые соответствуют объему работ, предусматриваемых. При этом следует учитывать время доведения информации о задачах до конкретных исполнителей.
После основных пунктов приказа подается перечень документов, которые утратили силу или к которым будут вноситься изменения после издания данного приказа. Далее приведен пример оформления записи по документу, который утратил силу:
Считать утратившим силу приказ от 19.12.2014 № 20 «Об утверждении Положения о премировании работников».
В последнем пункте приказа указывают должность, инициалы и фамилия лица, контролирует выполнение приказа. Часто общий контроль за выполнением определенного приказа возлагают на заместителя руководителя предприятия. Далее приведен пример оформления последнего пункта приказа:
Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя председателя фермерского хозяйства «Заря» по производственной деятельности Иванченко Ю.Г.
В небольшом хозяйстве руководитель как правило лично контролирует выполнение приказа. В таком случае последний пункт приказа будет выглядеть так:
Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.
В приказах по основной деятельности могут быть приложения. Ссылки на них указывают в соответствующих пунктах текста приказа. Приложения к приказу обязанности "обязательно нумеруются (на каждом приложении в правом верхнем углу первого листа делается соответствующая отметка со ссылкой на приказ, на его дату и на регистрационный номер приказа.
Приказы руководитель хозяйства подписывает лично. Когда председатель фермерского хозяйства отсутствует, то этот обязанности "Связь возлагается на лицо, его замещающее на основании соответствующего приказа. Далее приведен пример оформления подписи документа лицом, исполняющим обязанности руководителя:
Исполняющий обязанности председателя фермерского хозяйства Петренко В. В. или И. о. директора Петренко В. В.
После того, как приказ подписан, никакие поправки к нему не вносятся.
Некоторые приказы, выдает председатель фермерского хозяйства могут визироваться.
Визы на приказ накладывают исполнитель и заинтересованы должностные или служебные лица хозяйства.
Виза официального документа - это реквизит, который удостоверяет согласие или несогласие должностного лица по содержанию документа. Виза обычно состоит из следующих частей: - должность лица, визирует документ; - ее личная подпись; фамилия и инициалы. Визы проставляют с лицевой стороны на последнем листе документа. В том случае когда места для визы там не хватает - тогда ее ставят на обратной стороне листа. Названия должностей, инициалы и фамилии лиц, имеющих визировать проект приказа, могут печататься заранее или должностные лица указывают эти данные вручную непосредственно при визировании приказа на первом экземпляре документа. Если же лицо, которое должно визировать приказ, имеет определенные замечания или предложения по его содержанию, то она составляет мотивированное заключение на отдельном листе бумаги, о чем на документе делается соответствующая запись. Далее приведен пример оформления отметки о наличии замечаний и предложений:
Замечания и предложения прилагаются. Главный бухгалтер Матвиенко В. Г. 12.07.2014
Если же документа были внесены значительные поправки, то он подлежит повторному визированию.
Оттиски печатей на приказах, опубликованные на бланках, а не проставляют.
Особое внимание следует уделить доказательству распорядительного документа до исполнителей. Подписанным приказами рабочих знакомят под личную подпись (в случае если речь идет о персональной ответственности отдельных лиц, а также соблюдение правил охраны труда или внутреннего трудового распорядка и т.д.). Далее приведен пример оформления пункта приказа об ознакомлении отдельных работников с этим приказом:
Ознакомить с этим приказом под личную подпись работников Антоненко А.Н., Кудя Р.С., Стеценко Д.А.
С этой целью в приказе проставляют отметку «С приказом ознакомлены» и в новом строке указывают должность (в случае необходимости), подпись лица, расшифровка подписи и дату. Такую отметку желательно проставлять на обратной стороне последнего листа приказа.
ОБРАЗЦЫ приказ.
ПРИКАЗ (распоряжение) о приеме на работу . Типовая форма № П-1.
Приказ (распоряжение о переводе на другую работу . Типовая форма № П-5.
Приказ (распоряжение) о припиннення трудового договора (контракта) . Типовая форма № П-8.
Приказ (распоряжение о предоставлении отпуска). Типовая форма № П-6.
Приказ об увольнении по соглашению сторон .
Приказ о командировке .
